Compliance para empleados públicos

Bajo la denominación «empleados públicos» encontramos tanto a los funcionarios de carrera, a los funcionarios interinos, al personal laboral y al personal eventual, personas obligadas al escrupuloso cumplimiento de la ley. El Compliance para Empleados Públicos puede ayudarles.

¿Qué es el Compliance?

El término Compliance proviene del inglés y podemos traducirlo como «Cumplimiento Normativo«. Nació en Estados Unidos como un sistema para que las empresas no fueran condenadas por delitos cometidos por sus representantes o empleados, o que se atenuara su responsabilidad, llegado el caso.

Hace referencia a la implantación de una serie de sistemas, procedimientos y cautelas que traten de asegurar que una determinada estructura o actividad cumpla de forma real y efectiva con el ordenamiento jurídico vigente y aplicable en un determinado territorio, tiempo y ámbito.

Una empresa dedicada a la gestión de residuos urbanos debe aplicar ciertas normas específicas que no resultan aplicables a un centro docente, y viceversa, pero sí tienen otras en común. Por eso no tiene sentido aplicar el mismo sistema de Compliance a una y otra empresa del ejemplo: en parte sí, pero no para lo más habitual de su día a día.

¿Qué es Compliance para Empleados Públicos?

Los empleados públicos, sea cual sea su tipología y actividad, tienen que aplicar leyes, reglamentos, órdenes, instrucciones… una gran cantidad de normas no siempre bien redactadas, no siempre claras y no siempre armonizadas. Hasta las hay que entran en abierta contradicción.

El Compliance para Empleados Públicos es un sistema -o sistemas- que, aplicados de forma habitual en el trabajo diario, asisten al empleado público en la correcta y completa aplicación de la normativa.

Puede revestir la forma de una aplicación informática que guíe el trabajo a desarrollar. Puede consistir en una serie de pasos a seguir, resumidos en esquemas y algoritmos. Puede ser implantado mediante la adecuada formación de los empleados públicos: ésta es mi favorita.

Objetivos del Compliance para Empleados Públicos.

Contar con un sistema que trate de garantizar la correcta aplicación de la normativa pretende asegurar que las Administraciones Públicas cumplen fielmente con su función. Ese debe ser el primer objetivo de todo sistema de Compliance para Empleados Públicos.

Fiel a su «herencia», ya que nació para proteger a las empresas frente a la comisión de delitos por sus representantes o empleados, su segundo objetivo, debiera servir para demostrar que la propia estructura (la Administración Pública, en nuestro caso) pretende evitar que se cometan delitos en su seno.

El tercer objetivo es el más importante para los empleados públicos: servir como medio probatorio de su correcto proceder. Es decir, que mediante la existencia y efectiva aplicación de un sistema bien creado se puede llegar a probar que el error, fallo o problema no ha sido consecuencia de la actuación de las personas. Los empleados públicos pueden utilizar este sistema para demostrar, llegado el caso, que han actuado correctamente.

Dicho de otro modo: el Compliance puede servir para que los empleados públicos, en un procedimiento frente a ellos, demuestren que han actuado correcta y lealmente. Así quedarán libres de responsabilidad.

Invertir en capital humano.

Dijo Vicen Lonbardi que «Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo.» Y lo suscribo porque pienso que SIEMPRE invertir en el capital humano genera los mejores rendimientos. Siempre me decanto por las personas.

Las máquinas se estropean, generan fallos inexplicables y no son flexibles en absoluto: o se hace como saben o no se puede trabajar con ellas. Las personas son las que deben gobernar a las máquinas y no al revés.

Cuando un empleado público dice a un ciudadano «es que el programa no lo permite» (o frase similar) se demuestra que la Administración tiene un fallo. Que el software que usa esa Administración Pública no contempla una situación real que se da y no tiene solución para ella. Y eso no lo permite la ley.

La ley impide que las Administraciones Públicas resuelvan una cuestión debido a una supuesta falta de claridad de las normas (artículo 88.5 Ley 39/2015). Deben resolver, y si la respuesta no es correcta, están los jueces y tribunales para revisar y corregir.

Sin embargo, parece que hemos aceptado que los programas informáticos decidan qué se puede o no hacer y cómo. Esto no está permitido en ley alguna y ocurre con más frecuencia de la deseable.

Los programas informáticos deben estar al servicio de la Administración, del ciudadano y del interés público. Es por eso que el mejor modelo de Compliance para Empleados Públicos pasa por formar correctamente a estos profesionales.

Compliance (abreviado) para Empleados Públicos.

Las Administraciones Públicas son inmensamente diversas, enormemente dispares y su número en muy elevado. Podríamos discutir incluso si son necesarios tantos entes públicos, pero esa es otra cuestión .

Ante tal diversidad e inmensidad, considero imposible proporcionar un único sistema de Compliance para Empleados Públicos que abarque todas las normas y ámbitos. Más bien me decanto por ofrecer ahora una serie de consejos y recomendaciones a modo de frases-guía que los empleados públicos puedan aplicar para resolver sus dudas en determinadas situaciones.

Un anillo para gobernarlos a todos…

Todas las recomendaciones que veremos se pueden resumir en una sola:

«Cumpla correctamente con la Constitución, el Estatuto de Autonomía, la ley y el resto del ordenamiento jurídico.»

Este enunciado podría servirnos para encerrar a todos los demás. Porque mientras se cumple correctamente con toda la normativa vigente se mantienen alejadas las infracciones y faltas por las que se puede incurrir en responsabilidad.

La gran dificultad implícita a este enunciado es la imposibilidad de conocer la totalidad del ordenamiento jurídico existente, tan diverso y disperso, con autoridades de diferentes ámbitos dictando y aprobando normas (Unión Europea, Estado, Autonomía, Entes Locales, entes administrativos…) que, además, en muchos casos son más matizadas por la jurisprudencia.

Veamos cómo mediante ciertas frases podemos generar una autentica cultura de Compliance para Empleados Públicos.

Compliance en frases.

Mantenga actualizada su formación y sus conocimientos. Sólo así podrá saber qué normas rigen la cuestión que debe atender en cada momento.

El cumplimiento de las normas no es algo pasivo sino activo y proactivo. Busque siempre cumplir adecuadamente sus obligaciones.

Está usted trabajando y cobra por ello. Gánese cada día la retribución que le corresponde con su ejemplar desempeño. 

Su retribución compensa su trabajo. No exija ni acepte otras compensaciones ni favores ni recompensas, ni directas ni indirectas. 

Si detecta o sospecha que usted está en una situación que puede afectar a su imparcialidad en un asunto, o que podría parecer que está en entredicho, póngalo inmediatamente en conocimiento de su superior y apártese del asunto. Sea imparcial, demuéstrelo y ocúpese de que la Administración siempre lo parezca. 

A usted resulta aplicable la condición de “empleado público”. Los ciudadanos necesitan de su buen hacer. Respételos y trátelos como a usted le gustaría que le trataran si no ocupara ese puesto. No permita ataques a la responsabilidad que desempeña.

Detrás de cada número de expediente puede haber personas. Respete sus derechos como si tuviera que verlos cada día al llegar a casa.

Tiene usted acceso a mucha información, tanto privada de personas como del ente público para el que trabaja. Que sólo pueda salir de su mesa de trabajo a través de los canales legales (informes, resoluciones, denuncias…). Cierre su sesión y despeje su escritorio cada vez que se ausente del puesto.

El procedimiento es garantía de su correcta actuación: cíñase a él. No se salte trámites salvo cuando esté expresamente autorizado. Será la mejor prueba a su favor que tendrá. 

Economice su propio esfuerzo: agrupe trámites y pida de una vez subsanaciones y aclaraciones. Tendrá más fresco el asunto, podrá resolverlo de modo más adecuado, será más eficaz y hará un uso más eficiente de los recursos públicos a su disposición. 

Toda decisión y actuación deja rastro. Úselo para demostrar que cumple correctamente sus obligaciones. Y no trate de modificarlo: eso también deja rastro.

La transparencia es su aliada. La rendición de cuentas es necesaria y le salvará de la sombra de la sospecha.

Busque siempre servir al interés público en su actuación profesional como empleado público, sin dejar por ello de respetar ni los derechos de las personas ni las reglas de procedimiento. 

El interés público no siempre coincide con el de quien ocupa un cargo. Rige el interés de la sociedad, no el de un individuo ni de un determinado colectivo frente al resto. No permita argumentos que busquen excepcionar esta regla por un interés particular, ni siquiera temporalmente.

La corrupción y el delito suelen resultar de la tolerancia a pequeñas infracciones. No permita irregularidades, infracciones ni incumplimientos normativos. No los silencie ni oculte. Póngalos en conocimiento de las autoridades. Frene esa bola de nieve.

En la gestión de recursos, medios y fondos recuerde: no son de usted ni de quien ocupa el cargo que le da órdenes. Son de un ente público y eso implica que son de la sociedad a la que ese ente sirve (municipal, provincial, autonómico, estatal o europeo). Absoluto y escrupuloso respeto a la ley. 

El dinero es cobarde. Revise de nuevo cada paso antes de reservar crédito, comprometer gasto, autorizar u ordenar un pago. Intervención es su aliado para cumplir correctamente.

Revise su trabajo de modo objetivo. Haga autocrítica y mírelo desde fuera. No deseche todo recurso del interesado por sistema.

Leyes y normas son hechas por humanos y, por tanto, tienen fallos. No permita que una interpretación forzada o interesada tuerzan el brazo del interés público real.

La carga de trabajo puede ser muy elevada. Pida ayuda. Amplíe plazos. Evite el silencio administrativo porque implica no cumplir con la obligación de resolver expresamente en plazo.

Usted es humano. En caso de duda en alguna cuestión, consulte a órganos competentes en la materia. Por escrito.

Conclusiones.

Esta entrada de blog no es una receta mágica ni el quijotesco bálsamo de Fierabrás. Sólo pretende ser una ayuda a los empleados públicos en su labor cotidiana, una humilde aportación a la mejora de nuestras Administraciones Públicos y los servicios que recibimos los ciudadanos.

No olvidemos que los empleados públicos también son ciudadanos y demandan unos servicios públicos de calidad, unas adecuadas condiciones de trabajo y la protección de sus derechos e intereses. El Compliance puede serles una herramienta de gran utilidad.